Um relacionamento bem estabelecido com seu assistente pode alavancar sua produtividade no trabalho. Delegar tarefas é uma forma de otimizar o uso do seu tempo, equilibrar a vida pessoal e profissional, estabelecer rotinas de cuidado pessoal e reduzir stress e a possibilidade de burnout. Por isso, convidamos Fernanda Weiden, criadora do Alfredo, para dar 4 dicas sobre como tirar o melhor proveito dessa alavanca de produtividade. Vem ver!
Onboarding completo: deixe seu assistente por dentro de tudo! 👀
Tenha em mente que seu assistente precisa de contexto para produzir o melhor trabalho possível para você. O contexto também é importante para que seu assistente entenda suas preferências, e o momento da empresa onde estão sendo inseridos.
Dê contexto sobre o que a empresa faz, quais os objetivos, estrutura da organização, processos centrais e pessoas chaves.
Descreva seu dia, com exemplos de tarefas que tomam o seu tempo atualmente, e onde você gostaria de focar seu tempo dada a ajuda extra que está recebendo.
Zoom out and in: quais eventos importantes para você que se repetem a cada ano, semestre, quartil, mês, quinzena, ou semana? Você pode ter a intenção de fazer um offsite social com os seus diretores a cada 6 meses, mas na prática não está conseguindo realizar por falta de tempo para executar o planejamento.
Como você gostaria que seu assistente ajudasse você? Planejamento de agenda, eventos, viagens, coordenação de fornecedores, organização de despesas. Faça a lista mais completa possível, e assim você e seu assistente poderão selecionar onde começar.
Faça um "download" de todas as informações importantes ao seu respeito que são necessárias para seu assistente poder agir mais independentemente: nome completo, endereço profissional e pessoal, documentos, etc. Se você quer auxílio para organizar viagens, seu assistente precisa dos seus documentos de viagem, preferências de empresas aéreas, horários de voosvôos e até assento no avião. Quer ajuda com agendamento daquele check-up que venceu há tempos? Informações sobre seu plano de saúde serão essenciais.
Comunique às pessoas que trabalham mais próximas de você sobre seu novo assistente. Dessa forma, elas vão também aprender a integrar a existência dessa pessoa na sua equipe pessoal, e diminuir a quantidade de coisas pequenas e não prioritárias que distraem você todos os dias, afinal, seu assistente pode resolver muita coisa por você!
Sempre ofereça contexto ao delegar tarefas 🎯
Por exemplo, se você quer ajuda para organizar um jantar com 10 pessoas mas não informa ao seu assistente se é um jantar com clientes ou com amigos, pode acabar no local errado, com um setup menos profissional do que gostaria.
Além disso, oferecer contexto vai dar a oportunidade do seu assistente perguntar mais informações a respeito e assim, ter certeza que suas expectativas serão atendidas. Quando você fala sobre uma tarefa, mesmo que sem intenção, você passa o contextopassa contexto de coisas que são mais e menos importantes pra você, e dessa forma seu assistente vai conseguir cada vez mais superar suas expectativas!
Urgência explícita no momento da solicitação ⏳
É extremamente importante que seu assistente saiba o quão urgente é seu pedido. Se você não mencionar, seu assistente pode assumir a prioridade errada.
Idealmente, quando você comunica seus objetivos e prioridades no onboarding, é importante criar um framework simples para definir a prioridade de contatos e tarefas, por exemplo: você pode usar um simples P0, P1, P2 e combinar com seu assistente que tarefas P0 devem ter prioridade e ser completadas no mesmo dia, P1 em 48 horas, e P2 em até uma semana.
Existem métodos também para definir o que delegar, como a Matriz de Eisenhower, que podem ser úteis para você decidir quais tipos de tarefas você deve delegar ao seu assistente.
Comunicação é chave 🔑
Combine com seu assistente como e com qual frequência você quer receber updates sobre o trabalho em andamento. Algumas pessoas preferem comunicação diária, enquanto outras, semanalmente. Algumas preferem que esse tipo de comunicação não urgente seja feita por email, enquanto outras preferem via WhatsApp.
Se um projeto for mais longo, estabeleça metas intermediárias e cadência de comunicação sobre esses projetos, assim você saberá sobre o andamento, e ficará mais confortável com a delegação de projetos mais complexos.
Gostou? Agora você está com todas as informações para aproveitar seu assistente da melhor forma.
Comments